バーチャルオフィスの選び方には、ポイントがあります。料金・サービス・立地・運営体制のそれぞれをチェックして、ビジネスに最適なオフィスを見つけましょう。
今回は、バーチャルオフィスの選び方をご紹介していきます。これから起業を検討している方、個人事業主やフリーランスの方も、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスを選ぶポイント1.料金
オフィス選びをする際に、最初に気になるのが費用面です。バーチャルオフィスならではの料金体系に注目して、コストの負担が少ない物件を選びましょう。
バーチャルオフィスの魅力は、実店舗や事務所をもたないため、一般的な貸事務所よりもリーズナブルに借りられることです。
また、光熱費や水道代といったランニングコストや、大きな備品などを購入する初期費用がかからないため、これから起業する人や予算が限られている事業主の方にも向いています。
利用料
バーチャルオフィスの利用料は、毎月の賃貸料だけでなく、保証金や解約金、更新料などもあわせてトータル的に考えることが大切です。
オフィスの利用料は、契約期間が長引くほど蓄積して費用がかさみます。オフィスの候補をいくつかピックアップしたら料金比較を行い、利用料が適正であるか見極めましょう。
コストパフォーマンス
バーチャルオフィスの利用料がリーズナブルであっても、毎月かかる費用が発生します。少しでもコストパフォーマンスの良いオフィスを選ぶために、利用料の料金比較を行いましょう。
バーチャルオフィスにかける費用は、レンタルした際に利用できるサービスとのバランスで考えます。享受できるサービスに適した価格設定になっているか、確認が必要です。
たとえ、バーチャルオフィスが安く借りられても、付帯するサービスに満足できず、すぐに解約してしまうようでは、かえってコストがかさむ原因になります。
上述したような失敗を防ぐためにも、バーチャルオフィスを選ぶ際は、自分のビジネスに必要なサービスになっているか確認することが大切です。
そのうえで、ピックアップした複数のオフィスの料金を比較して、コストパフォーマンスを追求しましょう。
バーチャルオフィスを選ぶポイント2.サービス内容
物件とともに利用できるサービスが充実しているのも、バーチャルオフィスの魅力です。基本とオプションの2種類のサービスから、ビジネスにとって必要な内容を厳選しましょう。
基本サービス
基本サービスは、追加費用が発生しない、利用料に付属するサービスです。運営や物件によって異なるものの、多くのバーチャルオフィスでは、住所の利用や郵便物の受け取りサービス、電話応接などが利用料に含まれています。
ただし、サービス内容は運営会社によって違いがあります。たとえば、郵便物の郵送は行ってくれても、「郵送物のお知らせ・メール通知に制限がある」など、各社によって条件が変わってきます。
運営会社のアナウンスの仕方によっては気づきにくいこともあるため、必ず利便性の比較まで行いましょう。
オプションサービス
オプションサービスは、基本料金に含まれないサービスです。たとえば、自宅スペースが狭い場合は、書類保管サービスがあると便利です。また、取引先を招いて打ち合わせをする場合は、会議室や応接室が利用できる物件を選ぶと重宝します。
オプションサービスは、基本料金に加えて別途費用がかかります。そのため、自分のビジネスにとって本当に必要であるか、しっかり見極めて選ぶことが大切です。
バーチャルオフィスを選ぶポイント3.立地
バーチャルオフィスを選ぶ際には、一般的な貸事務所と同様、立地は重要です。できる限り、ビジネスに有利な立地にあるバーチャルオフィスを選びましょう。
交通の利便性
バーチャルオフィスに日常的に通うわけではなくても、交通の利便性にも気を配ることは大切です。
なぜなら、駅などの公共交通機関から遠い便の悪い場所を選んでしまうと、郵送物や荷物の受け取りに手間と余計なコストがかかることが考えられるからです。
土地のイメージ
土地がもつイメージは重要なので、自分のビジネスにマッチした、有利な立地で住所を選ぶことも大切です。
一般的に、拠点が多いバーチャルオフィスであるほど、立地の選択肢が豊富です。たくさんの拠点数を確保していればサービス面でも充実しているため、契約期間中の倒産の心配もしなくて済みます。
バーチャルを選ぶポイント4.運営の体制
オフィスの印象は、事業や会社の信頼性にも影響を与えるため、バーチャルオフィスの運営体制もチェックする必要があります。運営者側と接触する機会は少ないものの、契約前に見るべきポイントをしっかり理解しておきましょう。
運営スタッフの対応
バーチャルオフィス選びでは、運営スタッフの対応の良さも重要なチェックポイントです。電話対応や来客対応のサービスを利用する際は、バーチャルオフィスのスタッフが代理ですることになるため、丁寧な接客ができているか事前に確認しておきます。
また、入会審査や対面での契約締結などをする際は、審査をしっかり行っているかチェックし、信頼できる運営会社かどうか判断しておくことが大切です。
HP
あらかじめ、運営会社のホームページに掲載されている内容を確認しておくと安心です。資本金やこれまでの契約実績もチェックして、経営状態が健全か確認しましょう。
過去にトラブルがなかったかなど、ネットの口コミを調べておくことも、事前リサーチとして有効です。
バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点
バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントを解説します。失敗しない選び方で、ビジネスに適した物件を選んでください。
事業がバーチャルオフィスに向いているか確認する
事業の中には、バーチャルオフィスが向いていないケースもあります。オフィス探しを始める前に、取り組む事業がバーチャルオフィスに適しているか確認しましょう。
たとえば、金融業・古物商・派遣業・飲食業といった許認可を必要とする事業は、法人所在地がバーチャルオフィスだと許可が下りない可能性があます。比較的、クレームが付きやすい業種は、トラブル回避の観点から見た場合、バーチャルオフィスに申し込みをしても審査に通りにくい傾向があります。
利用目的を明確にする
バーチャルオフィスのサービスは多彩であるため、自分のビジネスに適したサービスを選ぶのは大変です。まずは利用目的を明確にして、ビジネスに必要なサービスを厳選しましょう。
利用するにあたってコストがかかるため、サービスが多ければ良いというわけではありません。数の多さに悩んだら、優先順位を付けて、効率よくオフィス選びをすることをおすすめします。
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まとめ
バーチャルオフィスは実際のスペースをもたない、新しいスタイルのオフィスです。とはいえ、店舗や事務所がないからといってどんな物件でも良いというわけではありません。
オフィス選びは、ビジネスの成功を左右する重要事項です。紹介したポイントをチェックしながら、ぜひベストな選択をしてください。
