起業などの目的で、バーチャルオフィスの契約をするには、審査が必要です。審査では、具体的にどのような点が問われるのでしょうか。

今回は、バーチャルオフィスを契約する上で知っておくべき審査の条件や、審査に通りやすくなるためのポイントについて、詳しく紹介します。

バーチャルオフィスに審査が必要な理由

バーチャルオフィスの契約前には、とても厳格な審査が行われます。その理由として、犯罪に利用されるのを防ぐためです。

バーチャルオフィスは、住所や電話番号が手軽に入手できる特性を持っています。かつては詐欺行為や反社会的勢力などの犯罪を目的とした利用が、後を絶ちませんでした。そのため、2008年に犯罪収益移転防止法が改定されたタイミングで、同法の規制対象となったのです。

審査が厳格になったことで、犯罪目的の利用は以前よりも大幅に減りました。審査に落ちることが確実な要件があり、犯罪目的での利用、反社会勢力、政治・宗教・思想団体などが該当します。

バーチャルオフィスでは、複数の企業が同じ住所を利用します。その中の1社でも犯罪に関わると、同じ住所を利用している別の会社にまで、犯罪に関与している疑いがかけられてしまいます。そうすると、同じ住所を利用している別会社も、バーチャルオフィスの運営会社も、多大な不利益を被ってしまうでしょう。このような理由から、バーチャルオフィスの審査は大変重要なのです。

バーチャルオフィスの審査条件

バーチャルオフィスの審査条件には、次のようなものが挙げられます。運営会社によって、若干異なる部分もありますが、ここでは一般的な条件を解説します。

必要書類が揃っている

審査を受けるためには、書類を揃える必要があります。一般的に次のような書類の提出を求められますので、期日までに用意しましょう。

・身分証明書（運転免許書やパスポートなど、顔写真付きであること）
・住民票
・印鑑登録証明書
・事業計画書もしくは業務経歴書、会社案内、事業ホームページのURLなど
・口座振替用の口座情報、届印

これらの書類に加え、法人の場合は法人登記簿謄本も必要です。事業計画書を提出するのは、事業内容や実態・実績などが分かるようにするためです。

バーチャルオフィスは、企業での利用だけではなく、審査に通れば個人や合同会社でも借りられます。

事業の規模や利益なども問われないケースが多いため、起業間もない個人事業主が使うことも多いです。ただしその場合は、利用目的をはっきりさせた上で審査を受けるようにしましょう。起業後に行う事業が決まっていないと、審査に通らない可能性が高まります。

バーチャルオフィスに向いた職種である

バーチャルオフィスには、向いている職種と向いていない職種があります。

向いているのは、次のような職種です。

・web関連
・製造・販売関係
・ネットショップ関連
・サービス関連（講師、経営コンサルタントなど）
・出張ビジネス関連（整体、ヨガインストラクターなど）

このように、比較的来客が少ない職種や、パソコンのみで作業ができる職種などが、バーチャルオフィスに向いています。

反対に、次のような職種はバーチャルオフィスには不向きです。

・士業
・有料職業紹介事業
・金融商品取引
・不動産
・古物商
・クレームが付きやすいビジネス

これらの職種は、来客が多いことや、電話や郵便物が多数届くことなどが共通点です。そのため、バーチャルオフィスではなく、レンタルオフィスやシェアオフィスなどの利用が適しています。

特に士業は、バーチャルオフィスでは登録の認可が下りないケースがほとんどです。また不動産業も、開業要件である専用の出入り口やパーテーションなどの区切りの設置が難しいため、バーチャルオフィスでは要件を満たすことが困難です。

なお、虚偽の事業内容を申請すると、間違いなく審査に落ちてしまいます。実績も売り上げもなかったとしても、正直な事業内容を申請すれば、審査に合格する可能性は充分あります。決して虚偽の申請はしないようにしましょう。

審査が通りやすくなるポイント

バーチャルオフィスの審査が通りやすくなるポイントは、難しい内容ではありません。事業の実態を正直に伝え、誠意のある対応を見せるために、次のようなポイントを心がけましょう。

提出書類がわかりやすい

書類を見ただけで、すぐに内容を理解してもらえるようにしておくと、審査がスムーズに進められます。文章だけでなく、数字やデータなどを用いると効果的です。さらに、参考となる類似サービスのURLも記載しておくと比較しやすくなり、内容をより深く理解してもらえます。

提出書類の内容によって、担当者から質問を受けることもあるでしょう。このとき質問に答えられないと、事業内容に信憑性がないと判断されかねません。

自社HPがある

自社ホームページがあると、事業の実態が見えやすくなり、信用性が高まります。ホームページがない場合は、客観的に事業内容を理解できる資料が必要です。次のような資料を用意しましょう。

・主要取引先との契約書のコピー
・フランチャイズ契約書のコピー
・各行政機関が発行した許認可証
・会社案内、製品、パンフレット
・お取引先さま向けご提案書
・見積書、注文書、仕様書

実績がある

バーチャルオフィスの審査で事業内容を確認するために、これまでの実績を見せるのも重要なポイントです。実績を提示することで、バーチャルオフィスで行う事業を運営側に伝えやすくなります。

一例として、以下のようなものが適切です。

・Web関係…制作物
・アパレルデザイナー…これまでにデザイン・販売した洋服
・コンサルタント…過去の担当案件

もし経験がなければ、その旨を正直に伝えることが大切です。経験がないのに経験があると伝えると、虚偽の申請となってしまいます。

常識的な対応や清潔感のある格好

バーチャルオフィスはビジネスの場であり、共同で使用する施設です。そのため、社会人として常識を持った対応や清潔感のある格好は、審査の際の必須条件といえるでしょう。

具体的には、正しい敬語で話す・時間やルールを守る・清潔感のある格好で面談を受けるなどが求められます。面談は、必ずしもスーツで臨む必要はありませんが、ビジネスの場であることを考えるとスーツが最も適しています。

バーチャルオフィスを検討中ならkarigoへお問い合わせ

バーチャルオフィスの利用を検討中の方は、ぜひkarigoへお問い合わせください。karigoは、2006年に1店舗目がオープンし、現在では全国で50拠点以上を展開しています。

これまでに積み重ねてきたノウハウとシステムで、安心してご利用いただけます。

現在では、バーチャルオフィスの利用を希望するお客様に、本人確認や郵送による住所確認を行うのが当たり前となっています。karigoでは、この確認を法律が施行される前のオープン当初から実践しており、実際の契約に際しても厳正なる審査基準を設けております。

イレギュラーの対応が難しいほか、法律の改正により市外局番の電話番号の提供はできないことになっております。このように、karigoは法律に沿って運営しているため、安心安全にご利用いただけることが最大のメリットです。

バーチャルオフィスを活用してビジネスチャンスを広げていきたい方は、ぜひkarigoの利用をご検討ください。ご不明な点は、お気軽にご相談いただければと思います。

まとめ

バーチャルオフィスにおける審査は、事業の透明性を証明するための重要な通過点です。 揃える書類はそれほど多くありませんので、スムーズに起業する為に、期日までにきちんと用意し、誠実な対応で審査に臨むようにしましょう。