バーチャルオフィスを選ぶときに注意したい郵便物の転送。意外と困る転送日とは？

バーチャルオフィスを契約する個人事業主の方やマイクロ法人の方がまず最初に困るのが、「郵便物（荷物）転送サービス」の転送日。「週１」「隔週」「月１」などさまざまなプランがありますが、いったいどれを選べばいいのでしょうか。

頻度を低くした方がコストは抑えられますが、マイクロ法人であれば、設立直後は行政などからさまざまな書類が届くため、あまり低すぎるのも考えものです。

そこで今回は、個人事業主の方やマイクロ法人の設立をお考えの方に向けて、バーチャルオフィス契約時の転送日はどうすれば良いのかをお伝えしていきます。

バーチャルオフィスの郵便物（荷物）転送サービスとは

ほとんどのバーチャルオフィスには、契約した住所宛てに届いた荷物を契約者の現住所へと転送するサービス「郵便物（荷物）転送サービス」があります。

バーチャルオフィスを契約した場合、仕事上での住所にはこのオフィス住所を記載することになるため、業務に必要な書類などの郵便物は現住所でなくバーチャルオフィスへと届けられます。

その際、いちいちオフィスへ郵便物を取りに行くのはとても面倒ですよね。
ですが、この「郵便物（荷物）転送サービス」を利用すれば、オフィスへ届いた郵便物を「週１」「月１」といったように、定期的に現住所へと転送することができるのです。

サービスの利用にはほとんどの場合で費用が発生しますが、「定額」「都度課金」などプランもさまざまです。

転送日とは、バーチャルオフィスから現住所へと郵便物を転送する日（頻度）のことです。
この転送日の頻度はバーチャルオフィス事業者ごとに異なりますが、多く提供されているプランは「週１」「隔週」「月１」です。頻度が高ければこまめに荷物を受け取ることができますが、その分コストも上がります。

料金形態も事業者によって異なるため、郵便物が多い方はバーチャルオフィスの契約前にしっかりと確認するようにしましょう。

結論からお伝えすると、バーチャルオフィス契約初年度は、「週１」での転送がおすすめです。その理由は、冒頭でお伝えした通り「法人設立直後の書類の多さ」です。

マイクロ法人を設立した場合、設立初年度には行政から多くの書類が送られてきます。

社会保険料の納付書をはじめ、決算報告書関連の書類や口座開設の書類、税務署からのお知らせなど…挙げればキリがありません。

そして、その書類の中には「期限の短い手続き書」も含まれています。
例えば社会保険料などは月の後半に送られてきますが、支払い期限はその月の月末です。

このような書類が送られてくるなかで「月１」など頻度の低いプランにしてしまうと、
「自宅に届いたときにはすでに期限が切れていた…」
といった事態になりかねません。

毎月送られてくる書類ならまだしも、法人設立初年度はどんな書類がどんな期限で送られてくるか、まだわかっていないはずです。
期限切れを防ぐために、初年度は「週１」プランを選んでこまめに書類を受けとることをおすすめします。

法人設立から２年目となると、送られてくる書類もいったん落ち着き、ある程度郵便物の量も予想できるようになっているはずです。

こまめに郵便物をチェックしなければならない職種はそのまま「週１」プランでも良いですが、そこまで細かくチェックしなくても良い方は、このタイミングで頻度を下げてみるのも良いでしょう。

「週１」プランから「月１」プランに変えると、月々のコストを大きく下げることができますし、郵便物を仕分ける手間も軽減できます。

また、事業者によっては、「月１」プランを利用しながらも、届いた荷物を個別ですぐに発送してもらうことも可能なため、臨機応変に郵便物を受け取ることも可能です。
２年目からはご自身の職種や月々の郵便物を考慮して、最適なプランを選びましょう。

Karigoのバーチャルオフィスでは細かく選べる郵便物転送サービスをご提供しており、

・週末転送
・隔週転送
・月末転送
・即日転送
・自動転送なし

上記プランからご自分に合ったものをお選びいただけます。
到着荷物の転送方法設定 – バーチャルオフィスならKarigo

特に「自動転送なし」プランでは、管理画面よりお客様のタイミングで個別に転送指示を行えますので、郵便物ごとに転送タイミングを選びたい方にもおすすめです。
また、上記プランは管理画面よりいつでも変更可能ですので、郵便物の状況を見て頻度を下げることもできます。

さらに、Karigoの郵便物転送サービスはすべて実費のみ。郵便物の状況によって大きくコストをカットすることも可能です。
バーチャルオフィスでのマイクロ法人設立をお考えの方は、ぜひ一度ご確認ください。
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