「オフィスが手狭になってきたから、会社書類を破棄してスッキリさせたい」
と考えている方は、注意が必要です。
なぜなら、会社書類のなかには、法律によって保存期間を定められたものがあるため、知らずに破棄してしまうと、罰則を受けてしまうことがあるからです。
そこで今回は、会社書類の中で、法律によって保存期間を義務付けられている文書を「経理」「総務」「人事」の3種類の書類別にご紹介いたします。
会社書類によって保存期間が異なる
会社書類の中でも、法律によって保存が義務付けられているものは、書類ごとに期間が異なります。最長で10年もの期間保存しなければならない書類もあるため、処分する際は必ず確認するようにしましょう。
経理関係の書類の保存期間
経理関係で扱われる書類は長期間の保存が必要なものが多く、税金にも関わってくるため、しっかりと期間を把握しておく必要があります。
10年間の保存期間が必要な書類
・賃借対照表や損益計算書などの計算書類や附属明細書
・総勘定元帳などの事業に関する重要書類
7年間の保存期間が必要な書類
・仕訳帳や現金出納帳など、取引に関する帳簿
・決算時に作成した文書
・取引証憑書類（請求書や見積書、契約書など）
・源泉徴収票
・従業員の控除申告書類
・資産の譲渡や課税仕入などに関する帳簿
5年間の保存期間が必要な書類
・監査報告書類
・会計参与報告書類
・金融機関に提出した課税に関する申告書などの写し
総務関係の書類の保存期間
総務関係の書類は、長期間から短期間まで、書類によって保存期間がバラバラです。
くわえて、総務関係の書類は会社にとって重要なものが多いため、たとえ法律で期間が定められていない書類であっても、なるべく保存しておいたほうが良いでしょう。
10年間の保存期間が必要な書類
・株主総会や取締役会など重要な会議の議事録
・製品の製造、加工、出荷、販売記録
5年間の保存期間が必要な書類
・事業報告書
・有価証券届出書と関連の書類
・産業廃棄物管理票の写し
・産業廃棄物処理の委託契約書
3年間の保存期間が必要な書類
・四半期報告書、半期報告書
1年間の保存期間が必要な書類
・臨時報告書
・当直日誌
人事関係の書類の保存期間
人事関係の書類の保存期間は、総務や経理と比べると、比較的短く設定されています。
しかし、従業員の個人情報に関わる書類であるため、こちらも厳重な管理が必要です。
5年間の保存期間が必要な書類
・従業員の身元保証書や誓約書
4年間の保存が必要な書類
・雇用保険のうち、被保険者に関する書類
3年間の保存が必要な書類
・労働者名簿
・雇入れや解雇、退職に関する書類
・労働関係の重要書類（タイムカードや残業報告書など）
・労災保険に関する書類
・労働保険の徴収や納付に関する書類
・派遣元、派遣先管理台帳
2年間の保存が必要な書類
・雇用保険に関する書類
・健康保険に関する書類
・厚生年金保険に関する書類
以上が、法律で保存を定められた会社書類です。
注意点として、マイナンバーが記載された書類は保存期間が過ぎた後、すぐに破棄しなければいけません。（扶養控除申告書や雇用保険被保険者資格取得届など）
また、会社書類の中には、上記以外にも重要な書類がたくさんあります。
法律に定められていない書類でも、会社にとって重要だと思う書類は、処分せずに永久に保存しておきましょう。
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