バーチャルオフィスのサービスで絶対に外せないのが「荷物」に関するサービスです。荷物と言っても葉書、封筒、小包（段ボール箱など）などの種類に分かれますが、これらを受け取るサービスがあってこそバーチャルオフィスとも言えます。荷物受取代行サービスについて、詳しく見ていきたいと思います。

 

荷物受取は人かポストか

バーチャルオフィスの店舗では、荷物受取をポストで全てを受け取る場合と人が全て受け取る場合の2パターンが存在します。例えば、常に対応可能なスタッフがいる場合などは、全て人が受け取ります。会議室併設などで原則無人である場合は、全てポストで受け取ることとなります。サービス品質的には、どちらも大差がありません。あるとすればポストで受け取るケースで、ポストに入りきらない場合、対応可能な時に受け取ることとなりますので、受取に時間がかかるケースがある程度です。

 

荷物の受取制限

バーチャルオフィスは、荷物を受け取る為にお客様へ住所提供しています。そこへ荷物が送られてくると代わりに受け取るサービスを提供しています。お客様によっては、商品小包が届いたり、アンケートはがきが届いたり、封筒が多く届いたりと様々です。しかしながら、冷蔵庫のような大きいものが届いたり、冷凍だったり、それこそ何枚毎と言う葉書だったりと全て受け取れるわけではありません。普通のビジネスや用途でバーチャルオフィスを使う以外の場合で、荷物に特徴があると事前に分かっている場合は、サービス契約前に荷物の取り扱いについて確認することをお勧め致します。

 

荷物受取の連絡と転送

荷物が到着したらメールにて荷物到着の連絡が入ります。また、管理画面からも詳細を確認することができます。急ぎの荷物などがある場合に役立つサービスですが、特に急ぎの荷物などが届かない場合、自動的に定期的に荷物をお客様指定の連絡先へ転送する荷物転送サービスを行っています。

例えば、1か月に1回月末にまとめて転送したり、週1回で週末に転送したりする設定が可能です。送料がかかりますので、必要性とコストを検討し、管理画面などから転送の自動設定が可能です。また、転送するには送料が発生します。さらに転送する方法も普通郵便で送るのか簡易書留で送るか。など、受取サインの有無や保証の有無などで費用が異なってきますから、必要度・頻度・費用の面から荷物の転送については検討したいところです。

 

荷物の引取り

もし、バーチャルオフィスの近隣にお住いの場合や他の事務所がある場合など、荷物を転送郵送するのではなく、店舗まで引取りに行くことも可能です。これであればお客様のタイミングで、費用をかけずに荷物を引き取ることが可能です。但し、店舗引取に対応していないバーチャルオフィス店舗や時間帯の制限、土日祝は不可などの場合もありますので、店舗選びの際には合わせてご検討ください。

 

バーチャルオフィス荷物のまとめ

もし、荷物を自分で引取りに行ける場合は、月末に1回のみの引取りで大抵のビジネスには対応可能です。郵送の振込や手続きなども月内で間に合います。あるとすれば毎月10日の源泉税納付ぐらいでしょうか。税金の納付系のタイミングが意外にタイトだったりするので注意が必要ですが、予め把握なので対応不可能ではありません。

前述の通り、荷物の引取りが難しい場合は、週1回の転送がベストかもしれません。税金の納付系も1週間遅れであれば対応可能ですし、月末までの手続系の荷物も1週間遅れなら対応可能です。店舗毎のサービスやお客様自身のスタイルで、荷物取扱について契約前に確定しておきましょう。また、契約中の荷物対応の方法を変更することも可能ですのでご安心ください。