レンタルオフィスやバーチャルオフィスが利用され始めて約20年。両キーワードはメジャーになりましたが、実際どこが違うのか？設備、サービス、料金に始まりユーザーの利用形態によっては、レンタルオフィスでもバーチャルオフィスになることも。多少、ややこしいところもありますが解説していきます。

 

スペース提供の違い

おそらく多くの人が「バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは？」と聞かれれば「オフィスがあるかないか」だと答えます。最近では、コロナの影響もあり「バーチャルオフィス」と言ってもオフィスサービスのバーチャルオフィスではなく、インターネット上のゲームのようなグラフィックにおける自社オフィスをバーチャルオフィスと言ったりします。グループウェアを発展させたような、そんな感じでしょうか。

レンタルオフィスは、実際「部屋＝オフィス」を提供します。それが「専有」であるか「共有」であるかでまず異なります。専有であれば自分専用の部屋になりますので、そこに書類や文房具、PC、複合機などを置くことが出来て、倉庫代わりにも使えますし執務スペースとして使うこともできます。よって、専有のレンタルオフィスでは、自宅やカフェなどで仕事をせずに自分の部屋のような環境で仕事をしたい人には、専有レンタルオフィスが適していると言えます。

それに対して共有のレンタルオフィスは、時間単位や部屋が空いている場合にみんなで共有して使えるオフィススペースです。この場合、荷物などは常に持参するか付随している貸しロッカーなどを使ってスペースで仕事をするイメージになります。

レンタルオフィスとしては、専有や共有の他にも部屋の区分として完全個室と半個室があります。完全個室は、天井までしっかり造作壁があり、セキュリティや音漏れ対策も万全です。それに対して半個室だと、天井部分が20㎝以上空いているタイプで音漏れがあり、場合によってはセキュリティ的に難がある場合もあります。

こういった物理的な部屋のスペースを提供しているのがレンタルオフィスの特徴です。それに対して、バーチャルオフィスでは、こういった執務スペースである部屋の提供がありません。バーチャルオフィスの事業者によっては、オープンスペースに貸しデスクサービスなどがあったりもするので、一概にバーチャルオフィスだからと言って部屋貸しのサービスが無いかと言えばそうでないところがややこしいところです。ただ、一般的にバーチャルオフィスと言えば、執務スペースがない事がほとんどになります。

よって、スペース提供に関してレンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは？と言われれば、「部屋提供の有無」の差であると言えます。

 

サービスの違い

次にバーチャルオフィスとレンタルオフィスのサービスの違いについて見ていきます。これも一般的な話となってしまい、例外的なこともあるのですが、レンタルオフィスでは、無人店舗と有人店舗が存在します。有人店舗では、受付があるところが多く、来客対応のサービスを提供しているところが多いです。これに対して、多くのバーチャルオフィスでは、無人店舗であることがあり来客対応することができません。もし、来客が多い予定であれば、バーチャルオフィスではなくレンタルオフィスで有人を選ぶこととなります。

来客があるということは、会議室や商談室を併設していることになりますので、レンタルオフィスでは両方そなえているところが多いです。それに対して、バーチャルオフィスでは、会議室提供がある店舗とない店舗が存在します。執務スペースが不要で来客も無いようであれば、バーチャルオフィスを選ぶ形となります。

また、レンタルオフィスでは、執務スペースの提供があるため表札の掲示をサービスとして提供したり、専用のポストを提供しているところも多くあります。バーチャルオフィスでも表札や専用ポストのサービスをやっているところもありますが、概ねレンタルオフィスでの提供が多いように感じます。

コロナの前後でレンタルオフィスの受付有無についても変わりそうです。そもそも、対面でのセールスや商談がインターネット上で済むようになり、わざわざ会って自社で商談するような重要な内容がどれぐらい発生するのか？レンタルオフィスやバーチャルオフィスのユーザーは、基本的にスタートアップや中小企業である為、逆に出向く機会が多いはずです。そう考えると今後の有人レンタルオフィスの受付の価値は、減っていく可能性があります。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスのサービスについては、コロナ前では色々あったもののアフターコロナでは、よりレンタルオフィスがバーチャルオフィスに寄ってきそうな雰囲気もあります。

 

料金と事業者の違い

バーチャルオフィスの料金相場は、月額1,000円～20,000円程度。レンタルオフィスの料金相場は、月額30,000円～200,000円。部屋の有無で原価が変わってしまうので、バーチャルオフィスが安くレンタルオフィスが高くなる傾向にあります。

レンタルオフィス事業者は、バーチャルオフィスのサービス提供をしているところも多いです。バーチャルオフィス事業者は、バーチャルオフィスサービスに特化していることも多い為、レンタルオフィスを併設していないところも多いです。さらにレンタルオフィス併設事業者の場合、バーチャルオフィス料金もオフィススペースや会議室がある為、割高になるケースが多くあります。

会議室やレンタルオフィスを使う予定が無ければ、バーチャルオフィス専業事業者が安くておススメです。オフィススペースを使う予定があれば、レンタルオフィスと言った選び方が出来そうです。

 

概念の違い

サービスとしてレンタルオフィスやバーチャルオフィスの違いがあるものの、使い方によっては概念的に同じになるケースがあります。例えば、個室をレンタルオフィスとして借りている方がいます。しかしながら、もう数か月そのレンタルオフィスには、出てきていません。会社に届く郵便物も自宅に転送してもらうサービスを契約。このような状態だと実質的にレンタルオフィスを契約していますが、バーチャルオフィス的な使い方をしていると言えます。

逆にバーチャルオフィスを契約していますが、頻繁に貸し会議室やオープンデスク、共有個室などを使い貸しロッカーも使っていると契約サービスはバーチャルオフィスですが、実態としてはレンタルオフィス的に使っています。

こうしてバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いと言っても、使っている人のスタイルを見るとどちらがバーチャルオフィスかどうかは、概念的に明確でないこともあります。

 

バーチャルオフィスとレンタルオフィス違いのまとめ

シンプルに違いを見るのであれば個室提供があればレンタルオフィス。無ければバーチャルオフィス。と違いを認識して間違いないと思われます。但し、厳密に言えばその人の使い方だったり、事業者側のサービス構成やオプションの種類などで実質異なったりします。

新型コロナの影響でオフィスとの関わり方も変化する中、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの境目が徐々に薄くなっているのも事実です。バーチャルオフィスに部屋のオプションが付けばレンタルオフィスです。部屋を借りても使わなければバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは、使う人の使い方で変わると言っても過言では無いかもしれません。