これまで自宅で仕事を行ってきた起業家の方も、会社の設立にあわせてオフィスを持つことを考え始めるのではないでしょうか。また、プライバシーの面においても、自宅以外での仕事場を持つことを検討し始めるケースもあります。
初期費用や毎月のコストを最小限に抑えながら、自宅以外の仕事場を確保するには、レンタルオフィスを借りる方法があります。しかし、会社設立に合わせてレンタルオフィスを利用する場合、法人登記ができることが条件になります。
ここでは、レンタルオフィスの住所で法人登記を行った場合のメリットやデメリットと、具体的な登記の手順について紹介します。
レンタルオフィスで登記するメリット・デメリット
レンタルオフィスは、シェアオフィスやバーチャルオフィスと同じく、住所を借りて法人登記ができます。詳しいルールは運営会社ごとに異なるため、各レンタルオフィスの利用規約を確認しましょう。
ここでは、レンタルオフィスで登記する場合のメリットとデメリットを解説します。
レンタルオフィスで登記するメリット
レンタルオフィスを利用して法人登記する最大のメリットは、賃貸事務所を契約するよりも初期費用が抑えられる点です。
たとえば、賃貸事務所の場合は賃料や水道光熱費など毎月のランニングコストに加えて、敷金礼金など初期費用もかかります。アクセスしやすいエリアで借りれば、賃料も初期費用も相応の高額となりますが、レンタルオフィスなら大幅に抑えられます。
水道光熱費や共益費も料金内に含まれているケースが多く、毎月のランニングコストが把握しやすい点も魅力です。
また、業務に必要な机や椅子が揃っていたり、インターネット環境が整っていたりするため、入居してすぐに快適な環境の中で仕事を始められます。
レンタルオフィスで登記するデメリット
レンタルオフィスで法人登記を行う場合は、料金面について注意が必要です。たとえば、郵便物の預かりや転送、電話受付代行など、利用したいサービスやプランによっては追加料金が発生し、想定していたよりもコストがかさむことがあります。
一方で、個室を借りられるプランのレンタルオフィスもありますが、内装を自由に変更できるとは限りません。スペースも限られることから、在庫の保管などで広いスペースを要する業種には、使い勝手が良いとはいえないでしょう。
レンタルオフィスの中には、セミナーや会議が行える専用のスペースを設けている施設もあります。しかし、完全個室でない場合もあり、使い方を間違えると情報漏えいのリスクが生じます。
レンタルオフィスで登記する手順
レンタルオフィスの住所を利用して、法人登記する場合の手順も、賃貸事務所や自宅住所を利用した場合と大きな違いはありません。
法人登記の具体的な手順は、以下のとおりです。
1．会社設立のための準備
まずは、法人登記で住所を利用するレンタルオフィスを決めて契約します。一度登記を済ませてから情報に変更が生じた場合、法務局で行う手続きに手間やコストが発生します。そのため、数年で閉鎖や移転の可能性が低いレンタルオフィスを選ぶことが重要です。
2．法人実印の作成
レンタルオフィスの契約で登記する住所が用意できたら、次は重要な契約や日々の業務で使用する印鑑を作成します。作成する印鑑は、主に「法人実印（丸印）」「角印」「銀行印」の3種類です。
登記に必要となるのは法人実印（丸印）ですが、角印や銀行印とセットで販売しているケースが多いため、先にセット購入しておくとコストや手間をカットできます。
3．定款の作成、認証
定款とは会社のルールや経営目的、基本情報などを記載したものです。「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つから構成され、作成したものは公証役場で認証を受ける必要があります。
4．資本金の準備
資本金の金額や出資者を証明するために、資本金の払い込みを行います。発起人（複数名の場合は総代）の個人口座に、誰がいくら出資したのか分かるよう、振り込みで入金しましょう。
5．登記申請書や登録免許税の準備
最後は登記申請書や登録免許税の準備です。登録免許税は資本金の0.7％にあたる金額が必要ですが、最低15万円となっています。よって資本金が少ない場合も、15万円は必ず支払うこととなります。
6．法務局へ申請
定款の認証や法人実印の作成など、すべての事前準備を終えたら、最後に法務局へ申請し、法人登記を行います。1～5の手順で用意してきた書類や印鑑のほかにも必要書類があり、申請内容によって異なるため、不安な方は法務局や専門家への相談がおすすめです。
上記の手順は、一部並行して進めることもできます。無事に登記が終わったら、銀行で法人口座を開設するために登記簿謄本の取得も済ませておきましょう。
登記をする前に！納得のいくレンタルオフィスの選び方
登記をする前に、長く安心して利用できるレンタルオフィスを見つけることが重要です。運営会社の事業が安定していることはもちろん、利用するうえでサービスや施設に問題がないかどうかも確認しなくてはなりません。
自社に合った、納得のいくレンタルオフィスを選ぶためには、以下にあげる3つのポイントも重視してください。
オプション料金はどうか
レンタルオフィスの料金システムは、会社によって異なります。A社では基本料金内に含まれている電話代行や秘書代行などが、B社では別料金のオプション扱いとなっている可能性もあるため、見落としに注意してください。
オプションがかさむと、1回や1ヶ月分が小さな金額でも、長期的に見ると大きなコストとなりかねません。
立地はどうか
事務所として日常的に利用する以上、アクセス面も重要です。また、企業の信頼性やイメージ向上も視野に入れるなら、一等地にあるレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。
業種によっては、企業の住所がブランディング効果を発揮してくれます。有名企業のビルやオフィスと同等の立地であれば、取引先から信用を得やすくなります。
セキュリティが充実しているか
レンタルオフィスの規模によっては、多くの利用者とスペースを共有することとなります。情報漏えいリスクを考えると、警備会社と契約しているか、会員情報の管理は適切かセキュリティ面も重視すべきです。
個室を利用する場合も、ドアに鍵がついているか、トイレなどで席を離れても盗難の心配はないかなど、確認しておきましょう。
事業用のオフィスを借りるならバーチャルオフィスもおすすめ
作業用のスペースを必要とせず、登記用の住所のみを取得したい場合は、バーチャルオフィスも検討してはいかがでしょうか。バーチャルオフィスとは、仮想の事務所のことで、住所の貸出や荷物の受け取り代行を行っているサービスです。契約プランによっては、電話受付の代行も依頼できます。
バーチャルオフィスをお探しなら、ぜひKarigoへご相談ください。Karigoは2006年に1店舗目をオープンし、現在は全国で50拠点以上を展開しています。
オープン当初から本人確認や郵送による住所確認を行い、厳正な審査基準を設けたうえで契約しているため、安心してご利用いただけます。
また、初期費用は個人で3,300円から、法人で最低価格4,700円からと低価格です。別途料金で会社設立代行サービスも行っておりますので、こちらもあわせてご利用ください。
まとめ
レンタルオフィスは、オフィス家具や仲介料、敷金など、事務所の取得や整備にかかる費用を抑えたいときに便利なサービスです。ただし、すべてのレンタルオフィスが完全個室とは限らないため、セキュリティ面を重視するのであれば、契約先は慎重に選ばなくてはなりません。
法人登記のためにレンタルオフィスを検討しているのであれば、バーチャルオフィスも検討してはいかがでしょうか。バーチャルオフィスならコストを最小限に抑えつつ、会社のブランディングに有利な住所で法人登記ができます。
全国に50拠点以上を展開するKarigoなら会社設立サポートサービスも充実していますので、ぜひ相談ください。
