ビジネスでバーチャルオフィスの利用を考えているものの、費用を経費とすることができるのか、不安に感じて利用を思いとどまっている方もいるでしょう。

 

この記事では、バーチャルオフィスの勘定科目や計上にあたっての注意点について解説します。
 

今回の記事を短く要約した動画はコチラ

 

 

バーチャルオフィスは経費計上できる？

 

事業でオフィスを賃借する場合、その費用は経費とすることができます。

 

しかし、オフィスの住所のみを利用するバーチャルオフィスは物理的な事業の場ではありません。ただし、事業上必要な支払いは経費として認められるため、バーチャルオフィスも事業に利用するのであれば問題なく全額経費として扱えます。

 

バーチャルオフィスに付随する電話転送サービスや郵便物受取代行などの利用料金も、事業用であれば同じく全額経費計上できます。

 

これは個人事業主であっても、法人であっても取扱いは変わりません。個人事業主が自宅を住所地として開業していても、事業用にバーチャルオフィスを契約した場合には、その利用料金を経費とすることができます。また、逆にバーチャルオフィスを利用していても、自宅で業務を行っているのであれば、自宅の家賃を利用割合に応じて経費計上することが可能です。

バーチャルオフィスの勘定科目はどうすれば良い？

 

では、バーチャルオフィスの利用料を経費計上する場合、勘定科目は何を選択すれば良いのでしょうか。一般的に用いられている仕訳方法と判断ポイントを紹介します。

 

「支払手数料」として計上するのが一般的

バーチャルオフィスの勘定科目は一般的に「支払手数料」が用いられます。

 

支払手数料とは、事業取引で発生する手数料や費用を指す勘定項目です。事業に間接的に関わる費用となり、たとえば、銀行の入出金手数料や振込手数料、書類申請などにかかわる各種事務手数料などがあげられます。

 

バーチャルオフィスの利用料は、事業に必要なサービス利用にかかる費用であるため、「支払手数料」に該当します。

 

費用は、不定期に発生する少額費用かつ適切な勘定科目に該当しない場合については「雑費」としての計上も可能です。しかし、バーチャルオフィスの利用料は定期的に発生するため、「支払手数料」としての計上が妥当です。

「外注費」として計上することも可能

バーチャルオフィスは住所利用のほか、電話や郵便物の転送などのプランが用意されているケースがほとんどです。このような代行サービス部分を利用している場合には、「外注費」として経費計上することもできます。

 

「外注費」は、外部に業務委託する場合に用いる勘定科目で、オフィス業務を外注しているという考え方をもとにしています。

 

しかし、外注費は対個人の場合、内容によって源泉徴収が必要になります。また、外注先へ支払った消費税は、課税仕入取引として扱われるため、税務調査で確認されることの多い勘定科目です。そのため、合理的な記帳としては「支払手数料」とした方が正確だと考えられています。

バーチャルオフィスを経費計上する際の注意点

 

バーチャルオフィスの利用料は全額経費計上可能です。しかし、通常のオフィスを賃貸する場合の計上とは異なる注意点もあります。バーチャルオフィスにかかわる勘定科目の扱いを、正しく理解しておきましょう。

バーチャルオフィスは「賃借料」には該当しない

バーチャルオフィスは、一般的に住所貸しや電話番号といったオフィス機能のみを利用するサービスです。

 

一般のオフィスのように土地や建物などのスペースを借りるわけではありませんので、利用料金は基本的に「賃貸料」には該当しません。特にバーチャルオフィスを利用していても実際の事業を自宅で行っている場合には、「支払手数料」とするのが適切です。

 

なお、レンタルオフィスやシェアオフィスの場合には、スペースを実際に利用するためその費用は「賃貸料」となります。類似サービスですが取扱いが異なりますので注意しましょう。

勘定科目の分類はケースバイケースであること

バーチャルオフィスの利用料は「支払手数料」のほか、電話代行や秘書代行などの付随サービスを利用している場合にはまとめて「外注費」として仕訳することもできます。

 

ただし、税区分の問題もあるため、特別な理由がなければ「支払手数料」を選択しても問題ありません。

 

バーチャルオフィス利用料の請求書や領収書に内訳がある場合には、バーチャルオフィスの利用料は「支払手数料」として、そのほかのサービス利用料については内容により「通信費」や「外注費」「会議費」とすることもできます。経費の内容を正確に把握したい場合には、細かく分類することも有効です。

 

バーチャルオフィスで利用できるサービス個々の勘定科目は、以下のように仕訳できます。

 

【通信費】
郵便物転送・電話番号レンタル・FAX利用料

 

【会議費】
会議室利用

 

【外注費】
秘書代行・記帳代行

 

しかし、細かく仕訳してもいずれも費用の扱いのため、課税額は同じです。

 

実は、勘定科目の分類には絶対的なルールはありません。ただし、記帳に一貫性を持たせるため、一度分類を決定したらみだりに変更しないようにしましょう。事業においてどのような目的で使用した経費であるかを、詳細に説明できることが重要だからです。

 

経費の扱いが不透明になると、経営状態を適切に把握できなくなったり、税務署から確認を受けたりする可能性がありますので注意しましょう。

バーチャルオフィスを利用するならKarigoがおすすめ

バーチャルオフィスの利用をお考えなら、全国で50拠点以上を展開するバーチャルオフィスKarigoを検討してみてはいかがでしょうか。

 

Karigoは、住所貸し、荷物受取代行、共有FAX利用が可能なプランから、電話転送や電話代行サービスが含まれるプランまで幅広く揃ったバーチャルオフィスです。

 

事業状況によって必要なサービスを選択できるうえ、契約中のプラン変更にも対応しているので、無駄がありません。

 

事業にあたっては名刺や特商法表示義務など住所記載が必要になる機会が多くありますが、個人事業主で自宅の住所を広く公開することに不安を感じる方もいるでしょう。

 

バーチャルオフィスを利用すれば、プライベートの住所を明かす必要がありませんので、安心して事業に取り組めます。

まとめ

事業のために利用するバーチャルオフィスの費用は「支払手数料」や「外注費」として全額経費計上ができます。また、付随する代行サービスを利用した場合も同様に経費扱いです。自宅を事務所として利用しており、住所や電話番号といった事務所機能だけをレンタルしたいとお思いの方は、一度バーチャルオフィスを検討してみ