バーチャルオフィスのセキュリティが不安？選ぶときにチェックすべき点とは？

「バーチャルオフィスを利用したいけど、セキュリティが不安…」
「会社の情報が漏洩するリスクはあるの？」

こうしたお悩みをお持ちではありませんか？

近年ではリモートワークの普及とともに、バーチャルオフィスを利用する方も増加しています。しかし、バーチャルオフィスのセキュリティ面については未だ「よくわからない」と感じている方が多いのが現状です。

そこで今回は、バーチャルオフィスのセキュリティリスクについて解説するとともに、バーチャルオフィスを選ぶときにチェックすべき点もお伝えしていきます。

今回の記事を短く要約した動画はコチラ

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスは、会社事務所としての「住所」のみをレンタルできるサービスです。
実際にそこで働くことはできませんが、会社設立の登記に利用したり、インターネット上で会社住所として記載したり、といったことができるようになります。

レンタルオフィスよりも安価なこと、利用場所を選ばないことなどから、近年では個人事業主や小規模な企業を中心に人気が高まっているサービスです。

バーチャルオフィスにセキュリティリスクや不安点はあるの？

バーチャルオフィスは通常のオフィスと違い、その場所で業務を行うわけではありません。そのため、通常のオフィスやシェアオフィスなどで起こり得る「第三者に侵入されて情報を盗まれる」といったリスクはほとんど無いと言って良いでしょう。

とはいえ、セキュリティリスクが全くのゼロ、というわけでもありません。
たとえば、郵便物の転送サービスを行っているバーチャルオフィスでは郵便物を盗まれてしまうリスクがあります。自社宛の重要書類などが盗まれてしまった場合、直近の仕事に大きな支障をきたしてしまうだけでなく、会社としての信用問題にも関わってきます。

また、バーチャルオフィスを契約している方の個人情報の流出にも注意が必要です。
郵便物を転送するための「受け取り先住所」や、電話代行をお願いするための「電話番号」。さらには「氏名」「会社名」など、バーチャルオフィスが抱えている顧客の情報は決して少なくありません。

こうした個人情報・企業情報が流出してしまえば、悪意のある嫌がらせのリスクが高まるほか、会社の将来を揺るがしかねない事態に発展してしまう可能性もあるのです。

バーチャルオフィスを選ぶときにチェックすべき点

さて、上記のようなリスクを現実にしないためにも、バーチャルオフィスを選ぶときにチェックすべき点をお伝えします。

そのチェックすべき点とは、

「ISMS認証を受けたバーチャルオフィスであるか」

ということです。

ISMS認証は、世界的に通用するセキュリティ規格です。
認証を受けるためにはセキュリティに関する多くの厳格な条件をクリアする必要があるため、「ISMS認証を受けている」＝「情報漏洩のリスクが最小限」と考えて良いでしょう。

このISMS認証を行っているバーチャルオフィスでは、顧客の個人情報や企業情報を守るためにデータを厳重に管理しているため、安心して利用することができます。

バーチャルオフィスのセキュリティが心配で利用を迷っている方は、まず検討しているバーチャルオフィスがISMS認証を受けているかどうかをチェックしてみてくださいね。

バーチャルオフィスを利用する際は自宅のセキュリティにも注意

バーチャルオフィスを利用する際、最も気をつけたい点が「実際に仕事をする場所のセキュリティ」です。

たとえばバーチャルオフィスを利用しながら自宅で仕事を行っている場合、いくらバーチャルオフィスのセキュリティが優れていたとしても、自宅から情報が流出してしまえば意味がありません。

特に、自宅のPCをインターネットに繋いで仕事を行っている場合、ウィルスやスパイウェアなどによって知らぬ間に情報が抜かれていた、といった事態になる可能性もあります。

自宅からの情報漏洩を防ぐには

・信頼できるセキュリティソフトを導入する
・不審なサイトを利用しない
・パスワードを定期的に更新する

など、自分自身でできる限りのセキュリティ強化を行いましょう。
また、「不在時の施錠」「通話の音漏れ防止」「書類のシュレッダー廃棄」など、インターネット以外での直接的なセキュリティチェックも大切です。

Karigoではセキュリティ対策としてISMS認証取得済み

Karigoは「ISMS認証を受けたバーチャルオフィス事業者」です。
厳格なセキュリティ規格に基づいたシステム運用により、バーチャルオフィスにおける企業情報の漏洩リスクを最小限に抑えています。

その安全性の高さから、個人事業主の方だけでなく60,000社を超える企業様にもご利用いただいており、現在では全国62箇所に拠点を展開しています。

「低予算でもセキュリティ意識の高いバーチャルオフィスを利用したい」
「起業するにあたって安全に仕事ができる体制を整えたい」

このような考えをお持ちの方は、ぜひKarigoのバーチャルオフィスをご検討ください。
Karigoトップ – バーチャルオフィスならKarigo

BLOG お役立ちコラム